桃園市政府公文線上簽核作業規定
中華民國104 年6 月8 日
府秘文字第1040115917 號函訂定
一、桃園市政府(以下簡稱本府)為統一實施公文線上簽核處理方式，提
升行政效率及達成無紙化目標，特訂定本規定。
二、本府及所屬各機關學校（不含地方稅務局，以下簡稱各機關)之線
上簽核作業，依本規定之規定，本規定未規定者，適用文書處理手
冊、文書及檔案管理電腦化作業規範及其他相關法令之規定。本市
復興區公所得準用本規定，或參酌本規定自行訂定作業規定。
三、各機關公文得採線上簽核，將公文之處理以電子方式在安全之網路
作業環境下，採用電子認證、權限控管或其他安全管制措施，並在
確保電子文件之可認證性下，進行線上傳遞、簽核工作。各機關實
施公文線上簽核採電子認證者，應依文書及檔案管理電腦化作業規
範辦理。
四、線上簽核應注意事項如下：
(一)機關公文線上簽核處理原則如下：
1、各機關為提高行政效率及節能減紙，對機關內非密等公文適
合線上簽核者，於設備、人員能配合時，應以線上簽核行之。
2、簽核公文應確保簽章與簽核文件之不可否認性，並應詳實記
載相關事項如下：
(1) 可標示公文時效性。
(2) 應詳實記錄各會簽意見。
(3) 應詳實記錄各陳核流程人員之修改與批註文字。
3、簽核人員因故未能使用電子憑證進行簽章時，得至簽核系統
申請未帶卡作業替代，並於歸檔前完成電子憑證之補簽作
業。
(二)承辦人員擬辦案件時，應注意前後關聯案件陳核方式之一致性，
前後關聯案件引用原則如下：
1、前案為紙本簽核，後案為線上簽核者，承辦人員應將前案紙
本文掃描成電子檔，並於後案公文以電子附件方式夾帶，供
後案引用。
2、前後兩案皆為線上簽核者，應提供前案檔案聯結資訊。
3、前案為線上簽核，後案為紙本簽核者，得列印前案公文內容、
簽核流程及簽核意見。
(三)承辦人員擬辦案件時，得設定簽會流程，各簽核點人員得依實
際需求進行簽會流程調整；設定會辦流程時，得視需要設定回
傳承辦人員進行意見彙整。
(四)簽核過程中，線上簽核與紙本簽核得互相轉換，惟需退回原承
辦人員重新辦理。
(五)承辦人員應注意附件檔之命名應與內容具關聯性，各簽核點人
員若有內容異動，應附加版本資訊於附件檔名稱。
(六)各簽核點人員、繕校人員，對其文稿內容異動與否，均應採電
子憑證進行簽章，以明責任，收文及單位收發人員得不使用電
子憑證進行簽章。
五、線上簽核之公文應符合下列各款規定：
(一)府文由二層以下決行或機關文不限決行層級。
(二)保存年限十年以下。
(三)公文含附件合計十頁以下。
(四)附件檔案 10 MB 以下(MB：百萬位元組)。
(五)附件須可掃描。
六、不適用線上簽核之公文類型如下：
(一)府一層決行案件。
(二)密件公文(含解降密公文)。
(三)附件為實體、須用印或無法掃描。
(四)會辦機關未實施線上簽核者。
(五)訴願案件、訴訟案件、國家賠償案件、採購案件及其他依法令
規定須以紙本辦理者。
(六)公文案情複雜或經機關主管科長(主任)認定須採紙本簽核方
式辦理者。
(七)民眾來文。
七、各機關紙本來文轉線上簽核作業方式如下：
(一)紙本來文由各機關依前點規定自行判定為可線上簽核者，則由
收文人員予以掃描後循公文流程分文，來文紙本及附件併送交
承辦人員。
(二)各機關紙本來文經轉製為電子型式而完成線上簽核辦畢者，各
機關得自行判定其紙本來文是否有重複歸檔之必要，並由業務
單位自行判定保存年限及自行保管；惟涉及個人權益或信證稽
憑之機關間行文及非屬機關間之紙本來文，經改為線上簽核辦
畢者，其紙本來文仍須歸檔管理。
八、電子收文採線上簽核作業方式如下：
(一)電子來文由收文人員直接分文不再列印紙本。
(二)經承辦人判定不符線上簽核要件者，由承辦人自行列印並點選
轉紙本陳核。
九、公文線上簽核函稿完成核決，如公文內容有異動，應由承辦人清稿
後再發文。
十、各層級人員每日應隨時檢查有無承辦、待批及受會辦等線上簽核案
件，以即時處理公文。
十一、相關人員於請假前，應於線上簽核資訊系統啟用代理人機制，避
免延宕公文處理時效。